Tendium Light -käyttöönottoopas
Getting started
Light
Tervetuloa Tendiumille
Tämä opas auttaa ottamaan Tendium Light -tilin käyttöön. Näillä vinkeillä asetat hakusuodattimen asetukset, jotta voit aloittaa seuraamaan yrityksellesi olennaisia julkisia tarjouspyyntöjä.
Ensimmäisellä kirjautumiskerralla alusta käynnistää automaattisesti ohjatun kierroksen, joka esittelee Tendiumin toiminnot.
Light-oppaan sisältö:
Hakusuodattimen asettaminen
Hakusuodattimen hallinta
Uusien tarjouspyyntöjen arviointi
Mahdollisuuksien hallinta BidFlow-tarjousputkessa.
Osa 1: Aseta hakusuodatin
Hakusuodattimen luominen
Ensimmäisellä kirjautumiskerralla hankintasuodattimen asetukset käynnistyvät automaattisesti. Tässä ovat vaiheet, jotka asennus käy läpi.
Vaihe 1: Kuvaile mitä etsit
Ensin pyydetään antamaan lyhyt kuvaus yrityksestäsi ja etsimistäsi myyntimahdollisuuksista. Kuvaus auttaa myös lajittelemaan hankintasuodattimesi tulokset yrityksesi kannalta osuvimpaan järjestykseen.
Vaihe 2: Valitse toimialat
Seuraavaksi valitset toimialat (CPV-koodit), jotka vastaavat tarjoamaasi. Voit myös käyttää manuaalista lisäasetusta, jos haluat valita CPV-koodit itse.
Vinkki: Ostajat saattavat toisinaan käyttää epätarkkoja tai virheellisiä toimialaluokituksia, joten on suositeltua valita laajemmin.
Vaihe 3: Valitse alueet
Seuraavaksi valitset maantieteelliset alueet, jotka ovat yrityksellesi olennaisia. Sekä toimialakoodeja että alueita voi muuttaa tarvittaessa myöhemmin.
Vaihe 4: Lajittele olennaiset hankinnat
Lopuksi esitellään muutama hankinta, jotka merkitään olennaiseksi tai epäolennaiseksi. Tämä auttaa suodatinta ymmärtämään, mikä on yrityksellesi olennaista.
Keskity vain siihen, mitä hankinnasta kerrotaan – älä alueeseen tai ostajaan. Käy läpi kaikki hankinnat, kunnes ehdotuksia ei enää tule.
Hankintasuodattimesi on luoto tämän jälkeen!
Osa 2: Hallinnoi hakusuodattimen asetuksia
Hankintasuodattimen asetukset
Alkuasetuksen jälkeen suodatinasetukset löytyvät vasemmalta "Avoimet tarjouspyynnöt" -näkymästä.
Täällä voit lisätä ja muuttaa:
Toimialakoodeja ja alueita
Avainsanoja
Arvioitua arvoa, ostajia, julkaisupäivää ja tarjouspyynnön tilaa
Päivitä toimialakoodit
Suodatin perustuu aluksi käyttöönoton aikana valittuihin CPV-koodeihin. Voit tarkastella ja päivittää koodeja klikkaamalla suodattimen asetuksista "Toimialat".
Kun lisäät uusia koodeja, voit valita lisätäänkö vain yksittäinen toimialakoodi vai myös kaikki sen alakoodit. Voit tarkastella alakoodeja klikkaamalla vasemmalla olevaa pientä nuolta, jos haluat esimerkiksi valita vain tietyt alakoodit.
Vinkki: Käytä yläosan hakukenttää etsiäksesi kaikkia koodeja, jotka sisältävät tietyn sanan. Tämä on helppo tapa löytää yrityksellesi kiinnostavat koodit.
Huom. Jos valitset alakoodin, pääkoodi lisätään automaattisesti. Jos haluat poistaa sen, vie hiiri pääkoodin päälle ja klikkaa "Poista".
Lisää avainsanoja
Avainsanoilla voit tarkentaa hankintasuodattimesi tuloksia. Löydät avainsana-asetukset suodatinasetuksista avoimien tarjouspyyntöjen näkymässä.
Klikkaa "Avainsanat", lisää sana avainsanakenttään ja klikkaa "Lisää" tai paina Enter. Muista klikata "Tallenna muutokset" säilyttääksesi asetukset tai valitse "Kumoa" palauttaaksesi edelliset asetukset.
Avainsanoja voi myös yhdistää, jos tarjouspyynnössä tulee esiintyä molemmat sanat. Yhdistä avainsanat lisäämällä ne plus-merkillä (+) erotettuna.
Esimerkki: Jos lisäät "konsultti + web", suodatin löytää vain hankinnat, joissa esiintyvät molemmat sanat. Sanojen ei tarvitse olla samassa asiakirjassa – riittää, että molemmat löytyvät hankinnasta.
Ennen kuin lisäät paljon avainsanoja, tutustu lisäasetuksiin – voit esimerkiksi valita, haetaanko tarkkaa täsmäystä vai käytetäänkö "alkaa"-logiikkaa.
Avainsanojen lisäasetukset
Avainsanojen lisäasetuksilla voit hienosäätää hankintasuodatintasi. Löydät nämä asetukset "Avainsanat"-kohdan alta Aktiivisten hankintojen näkymässä.
Täältä voit myös poistaa avainsanoja, joita et enää tarvitse. Vie hiiri poistettavan sanan päälle ja klikkaa oikealle ilmestyvää roskakorikuvaketta.
Tarkka ja laaja suodatuslogiikka
Avaa avainsanojen lisäasetukset valitaksesi pääsuodatuslogiikan.
Tarkka suodatus (oletus) tarkoittaa, että avainsanoja haetaan toimialakodiesi sisältä. Tarjouspyynnön täytyy siis täsmätä sekä toimialakoodiin että avainsanaan näkyäkseen syötteessäsi.
Laaja suodatus tarkoittaa täsmäytystä joko toimialakoodiin tai avainsanaan.
Missä avainsana mainitaan
Voit myös valita, mistä avainsanoja etsitään. Oletuksena suodatin hakee sekä hankintailmoituksista että asiakirjoista. Voit rajata hakua avainsanojen lisäasetuksissa klikkaamalla sanan perässä olevaa "Ilmoitus ja dokumentit" -valintaa.
Tarkka hakuosuma tai "Alkaa"-logiikka
Oletuksena avainsanat on asetettu tarkkaan täsmäytykseen, eli hakuosuma tapahtuu vain täsmällisesti lisäämällesi sanalle. Voit muuttaa sen "Alkaa"-logiikkaan täsmätäksesi kaikkiin tarjouspyyntöihin, joissa avainsana esiintyy eri päätteellä.
Esimerkki: Jos lisäät "Konsult" ja käytät "Alkaa"-logiikkaa, täsmäät myös sanoihin "Konsultointi", "Konsultti" jne.
Hakusuodattimen lisäasetukset
Toimialakoodejen, alueiden ja avainsanojen lisäksi on muitakin asetuksia suodattimen hienosäätöön. Nämä asetukset löytyvät vasemmalta avoimien tarjouspyyntöjen -näkymässä.
Nämä suodattimet ovat yleensä hyödyllisiä vain, jos haluat rajata tulokset tietyn arvoalueen hankintoihin tai tiettyjen ostajien julkaisemiin hankintoihin.
Arvioitu arvo
Voit valita täsmätä vain tietyn suuruisiin hankintoihin arvioidun arvon perusteella. Hankinnat, joilta puuttuu arvioitu arvo, sisältyvät oletuksena tuloksiin. Voit muuttaa tämän rastittamalla "Poissulje hankinnat, joista puuttuu arvioitu sopimusarvo".
Ostajat
Oletuksena täsmäät kaikkien ostajien hankintailmoituksiin – jos ostajakenttä on tyhjä, näet kaikkien ostajien hankintailmoitukset. Huom. jos lisäät tietyn ostajan, suodatin rajautuu vain heidän hankintailmoituksiin. Hae ostajaa nimellä hakukentässä ja valitse oikea ostaja tuloksista – oikealla ostajalla on Y-tunnus näkyvissä.
Julkaisupäivä ja tila
Voit muuttaa julkaisupäiväksi viimeiset 30 tai 60 päivää ja hankintailmoituksen tilaksi aktiivinen, erääntynyt, myönnetty tai kaikki. Tämä on kätevä tapa tarkastella aiempia hakuosumia.
Lajittelu ja ilmoitukset
Avoimet tarjouspyynnöt -näkymässä näet kaikki hankintasuodattimesi täsmäämät hankintailmoitukset. Oletuksena ne lajitellaan osuvuuden mukaan hankintasuodattimen luomisen yhteydessä tehtyjen asetusten perusteella. Voit muuttaa lajittelujärjestyksen julkaisupäivän tai määräajan mukaan oikeasta yläkulmasta.
Klikkaamalla "Asetukset" voit muuttaa sähköposti-ilmoitusasetuksiasi tai nimetä hankintasuodattimesi uudelleen. Muista klikata "Tallenna" tallentaaksesi muutokset.
Etsi kaikki hankinnat
Voit etsiä mitä tahansa hankintoja klikkaamalla "Kaikki" hakusuodattimen nimen alta. Tämä mahdollistaa haun sekä aktiivisista että aiemmista hankinnoista hankintasuodattimesi ulkopuolelta. Jos haluat hakea yksittäisiä hankintoja suodattimesi sisältä, voit hakea niitä oikeassa yläkulmassa olevasta "Hae"-kentästä.
Osa 3: Uudet tarjouspyynnöt
Uusien tarjouspyyntöjen tarkastelu
Kun käyt läpi uusia tarjosupyyntöjä, klikkaa hankintaa nähdäksesi täsmäävät avainsanat. Voit myös valita haluatko avata tarjouspyynnön, siirtää sen kiinnostavaksi mahdollisuudeksi tai piilottaa sen hakuosumista.
Jos tarjouspyyntö on olennainen, klikkaa "Kiinnostavat" tallentaaksesi sen BidFlow-tarjousputkeen. Jos tarvitset lisätietoja, klikkaa "Näytä tarjouspyyntö" nähdäksesi tekoälytiivistelmän ja hankinta-asiakirjat.
Jos tarjouspyyntö ei ole olennainen, klikkaa "Piilota". Kun hankinta on käsitelty (joko siirretty kiinnostavaksi tai piilotettu), se ei enää näy hankintasuodatinlistassasi kenellekään tilin käyttäjistä. Nähdäksesi kaikki hankintailmoitukset, myös käsitellyt, siirry vasemman reunan suodatinasetusten alaosassa olevaan "Käsittelytila"-kohtaan ja valitse "Kaikki".
Vinkki: Löysitkö epäolennaisen hankinnan ja haluat ymmärtää, miksi sait siitä hakuosuman? Klikkaa otsikkoa avataksesi esikatselun ja siirry sitten Hakuosumat-välilehdelle. Sieltä näet, mihin avainsanoihin ja/tai toimialakoodeihin täsmäsit – ja voit päättää, tarvitseeko suodatinta tarkentaa vastaavien hankintojen välttämiseksi.
Osa 4: BidFlow-tarjousputki
Hallinnoi mahdollisuuksia BidFlow-tarjousputkessa
Tarjousputki on yleiskatsauksesi kaikkiin tarjouspyyntöihin, joita päätät käsitellä – olipa kyseessä syvempi arviointi tai tarjouksen luominen.
Kun haluat arvioida tarjouspyyntöä, se siirtyy tarjousputkeen klikkaamalla "Kiinnostavat" painiketta. Löydät tarjousputken vasemmasta päävalikosta. Täällä voit päivittää jokaisen mahdollisuuden tilan vetämällä ja pudottamalla hankintailmoituksia sarakkeiden välillä. Tila ei päivity automaattisesti, kun jätät tarjouksen tai voitat kilpailutuksen – muista siirtää hankinta oikeaan sarakkeeseen pitääksesi kirjaa jokaisen mahdollisuuden etenemisestä.
Saat automaattiset sähköposti-ilmoitukset kaikista tarjousputkessa olevista hankinnoista, esimerkiksi kun asiakirjoja lisätään tai päivitetään, uusia kysymyksiä ja vastauksia ilmestyy tai päivämäärät muuttuvat. Jos et halua näitä ilmoituksia, voit muuttaa sähköpostiasetuksia klikkaamalla "Muokkaa" tarjousputken oikeasta yläkulmasta.
Jos tarjouspyyntö ei enää ole relevantti arvioimisen jälkeen, sen voi hylätä. Hylkääminen tapahtuu avaamalla hankinnan yksityiskohtainen näkymä ja klikkaamalla Hylkää/Poista oikeasta yläkulmasta.
