Sök med nyckelord

Våra helt personliga bevakningsprofiler hjälper dig hänga med i alla möjligheter till offentlig upphandling inom ditt företags bransch, geografiska område eller enligt de specifika tjänster eller produkter som du erbjuder. Däremot räcker det inte att hitta en upphandlingsannons som verkar passa ditt företag bra baserat på dessa parametrar.

När din profil matchar möjligheter är det viktigt att grävare djupare i upphandlingsannonsen innan du påbörjar ett anbud, för att fullständigt bedöma dess omfattning. Genom att titta på upphandlingsdetaljer kan du vara säker att en upphandlares krav överensstämmer med det du kan förse, samt din egen säljstrategi.

Det är i denna granskningsprocess av upphandlingar som vårt verktyg Sök med nyckelord kommer in!

Vad är Sök med nyckelord?

Sök med nyckelord skapades för att hjälpa dig effektivisera din granskningsprocess för upphandlingar. Den låter dig spara en lista med viktiga begrepp som, när du ser på sammanfattningen av en upphandling, automatiskt söker igenom upphandlingsdokument och markerar ställena där varje sökord finns.

Dessa nyckelord kan vara allt som är viktigt för din granskning - vare sig det gäller specifika tjänster, produktegenskaper, försäkringskrav eller andra parametrar som är väsentliga för att göra ett go/no-go beslut. Verktyget låter dig anpassa dina sökord i nyckelordsgrupper enligt dina föredragna områden eller arbetsflöden. Detta gör det lättare att särskilja viktiga detaljer i upphandlingsdokument och du kan då läsa mer om kraven samt bestämma hur de kommer att påverka din anbudsprocess.

Hur det fungerar:

• Du väljer vilka nyckelord som du vill söka efter i upphandlingsdokumenten i någon av upphandlingarna som du är intresserad av. Du kan ordna nyckelorden i grupper efter deras funktion eller undersökningssyfte för att hålla dem organiserade.
• När du har skapat en lista med nyckelord kommer vi använda den för att söka genom upphandlingsdokument som matchar din profil och identifiera vilka sektioner som innehåller nyckelord du är intresserad av.

Hantera dina nyckelord i sökgrupper

1. Från din bevakningsprofil kan du välja valfri upphandling.

1. På höger sida, klicka på Öppna upphandling.

1. På vänster sida, klicka på Sök med nyckelord.

1. Klicka på Hantera nyckelord.

1. I sökfältet kan du klicka på +Lägg till sökord. Klicka på Enter efter varje sökord för att spara den till gruppen.

1. Som standard kommer din sökordsgrupp benämnas "Search terms". För att ändra detta kan du klicka på redigeringsikonen.

Skriv in din nya benämning och klicka på Enter eller klicka bort för att spara namnet.

1. Du kan lägga till max 8 grupper med så många nyckelord du vill, efter hur du vill strukturera din Sök med nyckelord i dokument. För att lägga till fler nyckelord till en annan grupp kan du skriva in namnet på din nästa grupp och och klicka på Lägg till grupp.

Upprepa sedan processen för att addera nya nyckelord till den nya gruppen.

1. Återupprepa stegen ovan tills du sparat de nyckelord som du vill söka efter i upphandlingar och organiserat dessa i olika grupper. När du är klar klickar du på Klar.

Radera nyckelord och grupper

1. Om du vill radera ett nyckelord från en grupp behöver du först öppna Sök med nyckelord. Klicka sedan på X bredvid det nyckelord som du vill radera.

1. För att radera en hel grupp behöver du klicka på X till höger om gruppen.

Lägg till nyckelord från bevakningsprofilen

Om du lagt in Sökord i din bevakningsprofil kan du använda dessa som nyckelord i ditt dokumentsök. I höger kolumn kan du välja vilken bevakningsprofil du vill använda sökorden från.

Klicka sedan på önskad bevakningsprofil under Välj bevakningsprofil för att automatiskt kopiera in sökorden till dina nyckelord.

Visa resultat för Sök med nyckelord

1. Du kan se om några av dina filtreringar av nyckelord finns med i ett upphandlingsdokument genom att välja en upphandling från ditt flöde och klicka på Öppna upphandling på höger sida.

1. Klicka på Sök med nyckelord i den vänstra kolumnen.

1. Här ser du resultatet av dina sökningar med nyckelord. Varje förekomst av ett nyckelord kommer att markeras efter gruppen som nyckelordet tillhör. När ett nyckelord förekommer visas paragrafen, sektionens titel och källan för dokumentet där nyckelordet finns.

1. På höger sida visas en sammanfattning över hur många gånger ett nyckelord för respektive grupp visas i upphandlingen.

Filtrera och sortera dina sökresultat

1. Du kan sortera dina visade resultat genom att klicka på rullgardinsmenyn under Sortera efter och välja antingen Dokument eller Grupper som sökorden visas i.

1. För att visa resultatet för ett specifikt dokument kan du klicka på Dokument i rullgardinsmenyn under Sortera efter, och sedan välja vilka dokument som du vill se från listan.

1. Klicka på ett specifikt nyckelord eller gruppering för att filtrera dina resultat så att det endast visar var i upphandlingsdokumenten som det nämns.

Klicka sedan på Ögonsymbolen för att ta bort sökordet eller grupperingsfiltret.

Lägg till nyckelord i anbudsrapport

Resultaten som visas från Sök med nyckelorden kan innehålla viktig information som är värdefull i ert anbudsarbete. Genom att lägga till sektioner med denna informationen i er redigerbara anbudsrapport kan ni spara all viktig information på ett och samma ställe.

För att kunna lägga till sektioner från Sök med nyckelord behöver upphandlingen ligga i en anbudsyta. 

1. Klicka på ett anbud och klicka på Öppna rapport.

1. Klicka på Sök med nyckelord i vänster kolumn.

1. Klicka på ett av orden bland dina valda sökord i höger kolumn.

1. Du få nu upp informationsrutor som inte finns med i din sammanfattning. Lägg till de rutorna du vill ha med i din rapport genom att klicka på + ikonen i högra hörnet av rutan. En bock visas istället för + ikonen när du lagt till informationen i din sammanfattning.

FAQ

Hur väljer jag de bästa nyckelorden?

Detta beror egentligen på ditt teams granskningsflöde och vilka faktorer som är mest relevanta för er verksamhet. Generellt sett rekommenderar vi att lista både positiva nyckelord (d.v.s. egenskaper som ni idealt sätt hittar i nya kontrakt) och negativa nyckelord (d.v.s. krav som kan vara blockerande). Om ni lägger märke till nya nyckelord som blir viktiga i er granskningsprocess kan ni alltid lägga till dessa i er lista - precis som mycket i upphandlings- och anbudsprocessen är det ofta bäst att ha ett iterativt arbetssätt!

Om du är i uppstartsfasen av att arbeta med offentliga upphandlingar kan du kolla igenom några upphandlingsdokument, för att se vilket typ av språk som används för vanligt förekommande krav, och sedan börja formulera en lista med de saker som kan vara viktiga att leta efter. När du har granskat några upphandlingar får du en bra bild av potentiella punkter och andra faktorer som kan hjälpa dig i dina anbudsbeslut.