Administrer innstillinger for anskaffelsesfilter

Innstillinger for anskaffelsesfilter

Denne veiledningen tar deg gjennom trinnene for hvordan du redigerer og oppdaterer et spesifikt anskaffelsesfilter på kontoen din. Før du begynner å gjøre endringer, vær oppmerksom på at så snart endringene er lagret, oppdateres de umiddelbart for alle kolleger som bruker samme anskaffelsesfilter. Det er ikke mulig å gjenopprette de gamle innstillingene når endringene først er lagret.

Når du er inne på det spesifikke anskaffelsesfilteret du ønsker å redigere, finner du redigeringsdelen til venstre for listen over aktive anskaffelser – under fanen Alle anskaffelser. I innstillingene kan du legge til og endre:

• Bransjekoder og regioner

• Søkeord

• Estimert verdi, innkjøpere, publiseringsdato og status

Oppdater bransjekoder

Filteret ditt er i utgangspunktet basert på CPV-kodene som ble valgt under onboarding. Du kan se og oppdatere disse kodene ved å klikke på Bransjer og legge til flere koder om nødvendig. 

Når du klikker for å legge til flere koder, kan du velge å bare legge til den spesifikke koden eller inkludere alle underliggende koder. Du kan utvide underliggende kodedeler ved å klikke på den lille pilen til venstre hvis du bare vil velge spesifikke koder. 

Tips: Bruk søkefeltet øverst til å søke etter alle koder som inneholder et bestemt ord. Dette er en enkel måte å finne relevante koder for virksomheten din på.

Merk: Hvis du velger en underliggende kode, vil hovedkoden også legges til automatisk. Hvis du ønsker å fjerne den, holder du musepekeren over hovedkoden og klikker på Fjern.

Legg til søkeord

Du kan bruke søkeord til å avgrense resultatene i ditt anskaffelsesfilter. Du finner søkeordinnstillinger til venstre i feeden for aktive anskaffelser. 

Klikk på Søkeord, legg til et ord i søkeordfeltet, og klikk på Legg til, eller trykk på Enter på tastaturet ditt. Ikke glem å klikke på Lagre endringer for å beholde oppdateringene dine, eller Angre for å gå tilbake til forrige innstillinger.

Det er også mulig å kombinere søkeord hvis du bare ønsker treff på en anskaffelse dersom begge søkeordene er til stede. Hvis du vil kombinere søkeord, legger du til ordene med et pluss-tegn (+) mellom dem.

Eksempel: Hvis du legger til «konsulent + web», vil filteret bare fange opp anskaffelser som inneholder begge disse ordene. Merk at de ikke trenger å være i samme dokument, så lenge begge ordene finnes et sted i anskaffelsen.

Før du legger til mange søkeord, bør du sjekke de ulike tilleggsinnstillingene for søkeord under Avanserte innstillinger. Du kan for eksempel velge om du vil filtrere på nøyaktige treff eller «starter med».

Avanserte innstillinger for søkeord

Du kan bruke avanserte innstillinger for søkeord til å finjustere ditt anskaffelsesfilter. Du finner disse innstillingene under Søkeord til venstre i feeden for aktive anskaffelser. 

Her kan du også slette søkeord som du ikke lenger ønsker skal være inkludert i filtreringen din. Bare hold musepekeren over ordet du vil slette, og klikk på søppelkassen som vises til høyre.

Snever og bred filterlogikk

Åpne de avanserte søkeordinnstillingene for å velge hovedfilterlogikken. 

• Snever filtrering er forhåndsvalgt og betyr at du søker etter søkeordene dine innenfor bransjekodene dine. Så for at en anskaffelse skal dukke opp i feeden din, må den matche både en bransjekode og et søkeord. 

• Bred filtrering betyr at det matcher enten en bransjekode eller et søkeord.

Hvor søkeordet er nevnt

Du kan også velge hvor det skal søkes etter søkeordene dine. Som standard søker filteret ditt i både kunngjøringene og dokumentene for anskaffelsen. Du kan begrense dette ved å søke kun i kunngjøringen eller kun i dokumentene. Klikk på Kunngjøring og dokumenter etter ordet hvis du vil endre hvor det skal søkes.

Nøyaktig treff eller starter med

Som standard er søkeord satt til nøyaktig treff, noe som betyr at du bare får treff på akkurat det ordet du har lagt til. Du kan endre det til «Starter med» for å få treff på alle anskaffelser der søkeordet er nevnt med en annen endelse. 

Eksempel: Hvis du legger til «Konsulent» og bruker logikken Starter med, vil du også få treff på «Konsulenten», «Konsulenter», «Konsulenttjenester» osv.

Ytterligere innstillinger for anskaffelsesfilter

I tillegg til bransjekoder, regioner og søkeord finnes det ytterligere innstillinger for anskaffelsesfilter som du kan bruke til å finjustere anskaffelsestreffene dine. Du finner disse innstillingene til venstre i feeden for aktive anskaffelser. 

Disse filtrene er vanligvis bare relevante hvis du kun ønsker treff på anskaffelser som har en viss verdi, eller som er utlyst av bestemte innkjøpere.

Estimert verdi

Du kan velge å kun få treff på anskaffelser innenfor et bestemt intervall for estimert verdi. Anskaffelser uten estimert verdi er inkludert som standard. Du kan endre dette ved å krysse av for Ekskluder anskaffelser der estimert kontraktsverdi mangler.

Innkjøpere

Som standard matcher du med anskaffelser fra alle innkjøpere. Hvis du lar innkjøperfeltet stå tomt, får du anskaffelser fra alle innkjøpere. 

Merk: Hvis du legger til bestemte innkjøpere, vil du kun få treff på deres anskaffelser. Så ved å legge til en spesifikk innkjøper, blir ditt anskaffelsesfilter snevrere. Hvis du vil legge til en bestemt innkjøper, søker du etter navnet i søkefeltet og velger deretter innkjøperen med riktig navn og organisasjonsnummer i resultatlisten.

Publiseringsdato og status

Du kan også justere publiseringsdato til de siste 30 eller 60 dagene, og endre anskaffelsesstatus til aktiv, utløpt, tildelt eller alle. Dette kan hjelpe deg med å gå gjennom historiske treff.

Sortering og varsler

I feeden for aktive anskaffelser ser du alle anskaffelser som matcher ditt anskaffelsesfilter. Som standard er de sortert etter hva som er mest relevant for deg, basert på oppsettet fra da du opprettet ditt anskaffelsesfilter. Du kan endre dette til å sorteres etter enten publiseringsdato eller frist i stedet, hvis du foretrekker det. I øverste høyre hjørne kan du endre sortering fra relevans til publiseringsdato eller frist. 

Ved å klikke på Alternativer kan du justere innstillingene for e-postvarsler eller gi nytt navn til ditt anskaffelsesfilter. Klikk på Lagre for å beholde eventuelle endringer.

Søk i Alle anskaffelser

Du kan søke etter alle anskaffelser ved å klikke på Finn i hovedmenyen og deretter gå til Alle (plassert under navnet på ditt anskaffelsesfilter til venstre for anskaffelsesfeeden din). Dette lar deg søke på tvers av både aktive og tidligere anskaffelser utenfor ditt anskaffelsesfilter.

Hvis du vil søke etter anskaffelser innenfor profilen til ditt anskaffelsesfilter, finner du et søkefelt i øverste høyre hjørne av feeden for aktive anskaffelser.