Skapa ditt upphandlingsfilter

Första gången du loggar in startas automatiskt guiden för att ställa in upphandlingsfiltret. Här är stegen du kommer att guidas igenom.

Steg 1: Beskriv vad du letar efter

Först ger du en kort beskrivning av ditt företag och de affärsmöjligheter du letar efter. Denna beskrivning hjälper dig också att sortera ditt upphandlingsfilter efter vad som är mest relevant för ditt företag. 

Steg 2: Välj relevanta branscher

Nästa steg är att välja branscher (CPV-koder) som matchar ditt erbjudande. Välj de branschkoder du tror är relevanta för din verksamhet. Du kan också använda de avancerade manuella inställningarna om du vill välja CPV-koder manuellt. 

Tips: Upphandlare kan ibland använda ”fel” branschkod, så det är säkrare att välja brett.

Steg 3: Välj relevanta regioner

I nästa steg väljer du de geografiska regioner som är relevanta för dig. Både branschkoder och regioner kan ändras senare vid behov.

Steg 4: Sortera relevanta upphandlingar

Slutligen får du se ett par upphandlingar som du ska markera som relevanta eller inte. Detta visar filtret vad som är relevant för ditt företag och vad som inte är det.

Fokusera endast på vad upphandlingarna handlar om, inte på geografin eller typen av köpare. Klicka på Relevant för relevanta upphandlingar tills du inte får fler förslag.

Nu har du skapat ditt upphandlingsfilter!

Upphandlingsfiltrets inställningar

Efter de första inställningarna av upphandlingsfiltret hittar du dina filterinställningar till vänster i ditt flöde av aktiva upphandlingar.

Här kan du lägga till och ändra:

• Branschkoder och regioner

• Sökord

• Uppskattat värde, köpare, publiceringsdatum och status

Lägg till sökord

Du kan använda sökord för att begränsa dina träffar i ditt upphandlingsfilter. Du hittar sökordsinställningarna till vänster i ditt flöde av aktiva upphandlingar. 

Klicka på Sökord, lägg till ett ord i sökordsfältet och klicka på Lägg till, eller tryck på Enter på tangentbordet. Glöm inte att klicka på Spara ändringar för att behålla dina uppdateringar eller Ångra för att gå tillbaka till de tidigare inställningarna.

Det är också möjligt att kombinera sökord om du vill matcha mot en upphandling bara om båda sökorden finns. Om du vill kombinera sökord lägger du till orden med ett plustecken (+) mellan dem.

Exempel: Om du lägger till “konsult + webb”, kommer filtret bara att hitta upphandlingar med båda dessa ord. Observera att de inte behöver vara i samma dokument, så länge båda orden finns någonstans i upphandlingen.

Innan du lägger till många sökord, kolla in de olika ytterligare sökordsinställningarna i avsnittet Avancerade inställningar. Du kan till exempel välja om du vill filtrera på exakta matchningar eller “börjar med”.

Avancerade sökordsinställningar

Du kan använda avancerade sökordsinställningar för att finjustera ditt upphandlingsfilter. Du hittar dessa inställningar under Sökord till vänster i ditt flöde Aktiva upphandlingar. 

Här kan du också ta bort sökord som du inte längre vill ska ingå i filtreringen. Håll musen över ordet du vill ta bort och klicka på papperskorgen som visas till höger.

Smal och bred filterlogik

Öppna de avancerade sökordsinställningarna för att välja filterlogik. 

• Smal filtrering är förvald och innebär att du söker efter dina sökord inom dina branschkoder. Så för att en upphandling ska visas i ditt flöde måste den matcha både en branschkod och ett sökord. 

• Bred filtrering innebär att matcha antingen en branschkod eller ett sökord.

Var sökordet nämns

Du kan också välja var du vill söka efter dina sökord. Som standard söker ditt filter i både upphandlingsannonsen och dokumenten. Du kan begränsa detta genom att söka i endast annonsen eller endast i dokumenten. Klicka bara på Annons och dokument efter ordet om du vill ändra var du vill söka efter det.

Exakt matchning eller börjar med

Som standard är sökord inställda på exakt matchning, vilket innebär att du bara matchar det exakta ordet du har lagt till. Du kan ändra det till “Börjar med” för att matcha alla upphandlingar där sökordet nämns med en annan ändelse. 

Exempel: om du lägger till “Konsult” och använder logiken Börjar med kommer du också att matcha på “Konsulter”, “Konsultering”, “Konsulttjänster” osv.

Ytterligare inställningar i upphandlingsfilter

Förutom branschkoder, regioner och sökord finns det ytterligare inställningar för upphandlingsfilter som du kan använda för att finjustera dina upphandlingsmatchningar. Du hittar dessa inställningar till vänster i ditt flöde av aktiva upphandlingar. 

Dessa filter är vanligtvis bara relevanta om du bara vill matcha mot upphandlingar som har ett visst värde eller som har publicerats av specifika köpare.

Uppskattat värde

Du kan välja att endast matcha mot upphandlingar inom ett intervall av uppskattat värde. Upphandlingar som saknar uppskattat värde inkluderas som standard. Du kan ändra detta genom att markera kryssrutan Uteslut upphandlingar där uppskattat kontraktsvärde saknas.

Köpare

Som standard matchar du med upphandlingar från alla köpare. Om du lämnar fältet för köpare tomt får du upphandlingar från alla köpare. 

Observera att om du lägger till vissa köpare kommer du endast att matcha deras upphandlingar. Genom att lägga till en specifik köpare blir ditt upphandlingsfilter smalare. Om du vill lägga till en specifik köpare söker du efter namnet i sökfältet och väljer sedan köparen med rätt namn och ett organisationsnummer i resultatlistan.

Publiceringsdatum och status

Du kan också justera publiceringsdatumet till de senaste 30 eller 60 dagarna och ändra upphandlingens status till aktiv, utgången, tilldelad eller alla. Detta kan hjälpa dig att granska historiska matchningar.

Sortering och aviseringar

I flödet med aktiva upphandlingar ser du alla upphandlingar som matchar ditt upphandlingsfilter. Som standard sorteras de efter det som är mest relevant för dig, baserat på inställningarna när du skapade ditt upphandlingsfilter. Du kan ändra detta så att de i stället sorteras efter antingen publiceringsdatum eller deadline, om du föredrar det. Uppe till höger kan du ändra sorteringen från relevans till publiceringsdatum eller deadline. 

Genom att klicka på Alternativ kan du justera inställningarna för e-postaviseringar eller byta namn på ditt upphandlingsfilter. Klicka på Spara för att behålla eventuella ändringar.

Sök alla upphandlingar

Du kan söka bland alla upphandlingar genom att klicka på Hitta i huvudmenyn och sedan gå till Alla (som finns under namnet på ditt upphandlingsfilter till vänster om ditt flöde av nya upphandlingar). Detta gör att du kan söka bland både aktiva och tidigare upphandlingar utanför ditt upphandlingsfilter. Om du vill söka efter upphandlingar inom ditt upphandlingsfiltret hittar du ett sökfält i det övre högra hörnet av ditt flöde med aktiva upphandlingar.

Granska nya upphandlingar

När du går igenom dina nya upphandlingar, håll muspekaren över en upphandling för att se eventuella matchade sökord och alternativ för att dölja, kvalificera eller öppna upphandlingen. 

Om du direkt ser att en upphandling är relevant för dig, klicka på Kvalificera för att spara den i ditt anbudsflöde. Om du behöver mer information innan du tar nästa steg, klicka på ”Visa upphandlingen” för att läsa en AI-sammanfattning och hitta upphandlingsdokumenten.

Inte intressant? Klicka på Dölj. När en upphandling har hanterats (antingen kvalificerad eller dold) visas den inte längre i listan med nya upphandlingar i upphandlingsfilteret, för varken dig eller kollegor med tillgång till upphandlingsfiltret. Om du vill se alla upphandlingar, inklusive hanterade, går du till Vår hantering längst ned i dina filterinställningar till vänster och väljer Alla.

Tips: Har du hittat en irrelevant upphandling och vill förstå varför du matchade med den? Klicka på titeln för att öppna förhandsvisningen. Klicka sedan på fliken Matchningar för att se vilka sökord och/eller branschkoder du matchade på. Detta hjälper dig att förstå vilka justeringar du kan göra för att undvika att liknande upphandlingar dyker upp i framtiden.

Hantera affärsmöjligheter i ditt anbudsflöde

Anbudsflödet är din överblick över alla upphandlingar som du väljer att utforska vidare, oavsett om du bara gör en mer ingående utvärdering eller väljer att skapa ett anbud. 

När du kvalificerar en upphandling flyttas den till ditt anbudsflöde. Du hittar ditt anbudsflöde i huvudmenyn till vänster. Här kan du uppdatera statusen för varje möjlighet genom att dra och släppa upphandlingar mellan olika kolumner. När du lämnar in ett anbud eller vinner en upphandling uppdateras inte statusen i ditt anbudsflöde automatiskt, så kom ihåg att flytta den för att hålla koll på utfallet av varje affär.

Du får automatiskt uppdateringar via mejl om alla upphandlingar som du har i ditt anbudsflöde, till exempel om några dokument läggs till/uppdateras, nya frågor & svar eller ändrade datum. Om du inte vill ha sådana mejlaviseringar kan du ändra dessa genom att klicka på “Alternativ” i det övre högra hörnet i ditt anbudsflöde.

Om en upphandling inte längre är en relevant affärsmöjlighet kan du avvisa den. Du avvisar en upphandling genom att öppna den detaljerade upphandlingsvyn och klicka på Avvisa i det övre högra hörnet.