Tämä opas auttaa käyttämään alustaa sujuvasti heti ensimmäisestä kirjautumisesta lähtien. Seuraa vaiheita ja opi, miten julkisia tarjouspyyntöjä löydetään, arvioidaan ja hallinnoidaan tehokkaasti.

Hakusuodatin ja asetukset

Hakusuodatin

Ensimmäisellä kirjautumiskerralla päädyt suoraan hakusuodattimelle. Sivun keskellä näkyy lista kaikista aktiivisen suodattimesi täsmäämistä hankintailmoituksista. Vasemmalla reunalla näet kyseisen hankintasuodattimen aktiiviset asetukset.

Suodattimien vaihtaminen: Jos yrityksellä on useita hakusuodattimia, klikkaa suodattimen nimen oikealla puolella olevaa pientä nuolta vaihtaaksesi suodattimien välillä.

Jos näet suodatinvalinnan sijaan vain maapallo-ikonin tekstillä "kaikki", pyydä tilin ylläpitäjää päivittämään käyttöoikeutesi.

Suodatinasetusten tarkastelu

Suodatinvalinnan alapuolella näkyy aktiivinen suodatinasetus: käytössä olevat avainsanat ja seurattavat CPV-koodit.

Huom. Suodatinasetusten muutokset vaikuttavat välittömästi kaikkiin samaa jaettua suodatinta käyttäviin kollegoihin. Käy muutokset läpi tiimin kanssa ennen tallentamista. Muokkauksia voi tehdä tallentamatta – kun olet valmis, voit valita Tallenna, Tallenna uutena tai Kumoa.

Lisätietoja hankintasuodattimen muokkaamisesta löytyy erillisestä oppaasta.

Tarjouspyyntöjen arviointi ja tarkastelu

Tarjouspyynnön esikatselu

Klikkaa mitä tahansa hankintailmoitusta listasta avataksesi tarjouspyynnön esikatseluikkunan. Näkymässä on Tendiumin tekoälyn tuottama automaattinen tiivistelmä, jonka avulla saa nopeasti käsityksen tarjouspyynnön sisällöstä.

Yksityiskohtainen näkymä ja asiakirjat

Jos tarvitset lisätietoja, klikkaa Näytä tarjouspyyntö. Täältä löytyvät kaikki tarjouspyynnön tiedot, viralliset hankinta-asiakirjat sekä suora linkki ulkoiseen tarjousportaaliin.

Pääset takaisin hankintailmoitustenlistalle klikkaamalla Sulje tai painamalla Escape (ESC).

Tarjouspyyntöjen arviointi ja BidFlow-tarjousputken hallinta

Tarjouspyynnön arviointi

Kun löydät kiinnostavan mahdollisuuden, klikkaa Kiinnostavat. Sinulle tarjotaan mahdollisuus valita, mihin tarjousputkeen hankintailmoitus tallennetaan. Jos tilillä on vain yksi tarjousputki, hankinta tallentuu siihen automaattisesti.

Vinkki: Kun viet hiiren aiemmin arvioidun hankinnan tilapainikkeen päälle, näet mihin tarjousputkeen se on tallennettu ja kuka sitä työstää.

Kun arvioit tarjouspyyntöä, se käsitellään myös samaa suodatinta käyttävien kollegoiden näkymässä. Jos haluat tallentaa tarjouspyynnön vain itsellesi, käytä kirjanmerkkitoimintoa – kollegat eivät näe tallentamiasi kirjanmerkkejä.

Jos klikkaat hankintailmoituksesta piilota, se häviää hankintailmoitusten listalta sekä sinulta että samaa suodatinta käyttäviltä kollegoilta. Kaikki käsitellyt hankintailmoitukset (sekä piilotetut että aiemmin arvioidut) löytyvät selaamalla vasemman reunan suodatinasetusten alaosaan ja valitsemalla Käsittelytila > Kaikki.

Älykäs Checklist ja Louie-tekoälyassistentti

Kun olet lisännyt hankintailmoituksen tarjousputkeen kiinnostavana mahdollisuuten, voit hyödyntää Älykäs Checklist -tarkistuslistaa tarjoupsynnön tärkeimpien kriteerien läpikäymiseen ennen lopullista päätöstä kannattkko kilpailutukseen lähteä mukaan. Arviointikysymykset asetetaan kerran, ne toistetaan kaikkiin arvioitaviin tarjouspyyntöihn ja ne ovat samat kaikille käyttäjille. Tendiumin tekoäly vastaa kysymyksiin automaattisesti.

Huom. Älykäs Checklist on koko yrityksen yhteinen. Älä lisää tai muokkaa arviointikysymyksiä keskustelematta ensin tiimisi kanssa.

Checklistan ulkopuolisia kysymyksiä voi esittää Louie-tekoälyassistentille oikeassa reunassa. Louielle voi esittää tarjouspyyntökohtaisia kysymyksiä, jotka tallentuvat vain kyseisen tarjoupsyynnön Louie-näkymään eivätkä ne näy Checklistalla. Sekä Louie että Älykäs Checklist perustuvat yksinomaan hankinta-asiakirjojen sisältöön.

Louie-tekoälyassistentti ja Älykäs Checklist sisältyvät Core- ja Scale-paketteihin. Jos käytät Light-tilausta ja haluat kokeilla näitä ominaisuuksia, ota yhteyttä osoitteeseen support@tendium.com.

Vastuun jakaminen ja tarjopsyynnön siirtäminen

Tarjoupsyynnön näkymän vasemmasta sarakkeesta löytyvät tiivistelmät, asiakirjat ja tarjoupsyynnön tiedot. Hankinnalle voi myös nimetä vastuuhenkilön – itsensä tai kollegan.

Jos tarjoupsyyntö on päätynyt vahingossa väärään tarjoupsutkeen, avaa hankintailmoitus ja vie hiiri vasemman alakulman tarjousputken nimen päälle ja valitse Siirrä tarjopusyyntö.

Tarjousputkessa navigointi

Klikkaa vasemmalta päävalikosta Tarjousputki nähdäksesi kaikki tarjousputkeen lisätyt tarjouspyynnöt ja seurataksesi tarjouskirjoittamisen etenemistä eri vaiheissa. Tarjousputken voi näyttää joko Kanban- tai taulukonäkymässä. Jos yrityksellä on useita tarjousputkia, niiden välillä voi vaihtaa vasemman päävalikon Tarjousputki-otsikon alla olevista nuolista.

Aiemmat hankintailmoitukset ja asetukset

Käsiteltyjen hankintailmoitusten tarkastelu

Tiimin jo käsittelemät hankintailmoitukset löytyvät selaamalla hankintasuodatinsarakkeen alaosaan ja klikkaamalla Käsittelytila > Kaikki. Listalla näkyvät kaikki käsitellyt hankintailmoitukset – sekä piilotetut ja hylätyt että tarjoupsutkeen siirretyt.

Sähköposti-ilmoitusten hallinta

Ilmoitusasetuksia voi muuttaa kahdella tavalla: siirtymällä hankintasuodattimelle ja klikkaamalla oikeassa yläkulmassa olevaa Muokkaa-painiketta, tai avaamalla profiilin (nimikirjaimet vasemmassa alakulmassa), klikkaamalla Profiili ja valitsemalla vasemman reunan valikosta Ilmoitukset. Sieltä voi hallita kaikkia ilmoituksia ja ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä ilmoitukset tietyistä suodattimista ja toiminnoista.

Huom. toisen käyttäjän ilmoitusasetuksia ei tällä hetkellä voi muuttaa – ilmoitukset ovat käyttäjäkohtaisia ja niitä hallinnoidaan omalla tilillä kirjautuneena.

Tilin asetukset

Tilin asetukset löytyvät klikkaamalla nimikirjaimia vasemmassa alakulmassa ja valitsemalla Profiili. Profiilissa voi päivittää nimen, vaihtaa alustan kielen, muuttaa valuutan ja vaihtaa salasanan.

>>Muut aloitusoppaat