Denna guide är utformad för att hjälpa dig att navigera på plattformen smidigt från din allra första inloggning. Följ dessa steg för att förstå hur du upptäcker, utvärderar och hanterar offentliga upphandlingar effektivt.

Upphandlingsfilter & inställningar

Upphandlingsfiltret

När du loggar in för första gången hamnar du direkt på ditt Upphandlingsfilter. I mitten av sidan ser du en lista över alla aktuella upphandlingar som matchar dina aktiva filterinställningar. På vänster sida kan du se vilka filterinställningar som för närvarande är aktiva i det specifika upphandlingsfiltret.

Byta filter: Om ditt företag har flera Upphandlingsfilter klickar du på den lilla pilen till höger om filternamnet för att växla mellan dem och välja det filter du vill visa.

Om du bara ser en jordglobssymbol med texten "alla" istället för specifika filter, kontakta er kontoadministratör för att uppdatera dina behörigheter.

Granska filterinställningar

Direkt under filterväljaren kan du granska era filterinställningar, till exempel de specifika sökord och CPV-koder som bevakas.

Viktigt: Alla ändringar som görs i dessa inställningar kommer omedelbart att påverka alla kollegor som använder detta delade filter samtidigt. Diskutera ändringar internt innan de tillämpas. Du kan göra justeringar utan att spara direkt; när du är klar visas en knapp där du kan välja mellan Spara, Spara som ny eller Ångra. 

För mer information om hur du redigerar dina inställningar i ert upphandlingsfilter så kan du använda denna guide.

Utvärdera & granska upphandlingar

Förhandsgranska en upphandling

Klicka på valfri upphandling i listan för att öppna en förhandsgranskning. Denna vy ger en automatiserad sammanfattning som är skapad av vår AI, vilket gör att du direkt kan förstå omfattningen av upphandlingen.

Detaljerad översikt & upphandlingsdokument

Om du behöver mer information om upphandlingen, klicka på Visa upphandling. Här får du en omfattande översikt av alla detaljer om upphandlingen, upphandlingsdokument och direktlänkar till den externa anbudsportalen.

För att återgå till din lista över aktiva upphandlingar klickar du helt enkelt på Stäng uppe i högra hörnet eller på Escape-tangenten (ESC) på tangentbordet.

Kvalificera & hantera ditt anbudsflöde

Nästa steg i processen är att granska om en intressant upphandling faktiskt är något som ni vill lämna anbud på, detta gör ni enkelt med vårt Kvalificeringsflöde i plattformen.

Kvalificera

När du hittar en intressant affärsmöjlighet som ditt företag bör gå vidare med, klicka på Kvalificera. Du kommer att bli ombedd att välja vilket anbudsflöde du vill spara den till. Om ditt konto endast har tillgång till ett anbudsflöde, sparas den automatiskt till det anbudsflödet vid kvalificering.

Pro-tip: Om du håller muspekaren över statussymbolen på en tidigare kvalificerad upphandling kan du se vilket specifikt anbudsflöde den tillhör och vem som arbetar med den.

Om du kvalificerar en upphandling så kommer den även att hanteras för kollegor som använder samma filter. Du kan använda bokmärkesfunktionen om du vill spara en upphandling enbart för dig själv, dina kollegor ser inte vilka upphandlingar som du har bokmärkt.

Om du väljer att dölja en upphandling så döljs den i ert bevakningsfilter. Både för dig och dina kollegor som använder samma filter. Du kan se alla upphandlingar som har hanterats (både dolts och tidigare kvalificerats) om du scrollar ner till Vår hantering (längst ned i kolumnen med era filterinställningar) och väljer Alla.

När du visar alla hanterade upphandlingar kan du också återställa en upphandling som du råkat dölja genom att hålla musen över titeln och sedan "Sluta dölja".

Använd den Smarta Checklistan & Louie

När den väl har kvalificerats hamnar upphandlingen i det inledande kvalificeringssteget. Här kan du använda er Smarta Checklista för att granska viktiga kriterier innan du fattar ett slutgiltigt beslut om att lämna anbud. Dessa utvärderingsfrågor ställs in en gång, gäller för alla upphandlingar inom hela företaget och är desamma för varje användare. Frågorna besvaras automatiskt av Tendiums AI, Louie.

Viktigt: den Smarta Checklistan delas av hela företaget. Undvik att lägga till eller ändra kvalificeringsfrågor utan att först diskutera detta internt.

Om du vill ställa frågor utöver er Smarta Checklista kan du använda vår AI-assistent Louie på höger sida. Där kan du ställa specifika frågor om upphandlingen, dessa frågor sparas endast i Louie på den specifika upphandlingen och inte på er Smarta Checklista. Både Louie och den Smarta Checklistan baseras enbart på informationen i de tillhandahållna upphandlingsdokumenten och inga andra källor. 

Louie och Smart Checklist ingår i våra Core- & Team-paket. Om du har vår Light-paket och skulle vilja prova dessa funktioner kostnadsfritt – vänligen kontakta oss på support@tendium.com.

Tilldela ansvar & flytta upphandlingar

I den vänstra kolumnen i den detaljerade upphandlingsvyn kan du se sammanfattningar, dokument och länk till inlämningsportalen. Där hittar du även eventuella frågor & svar som inkommit på upphandlingen. För att komma åt dessa funktioner håller du musen över Upphandling i vänsterkolumnen och väljer den del du vill kolla på i drop down-menyn. Du kan också tilldela en ägare till upphandlingen – antingen dig själv eller en kollega. Detta gör du längst ned till vänster när du är inne i kvalificeringsvyn.

Om en upphandling av misstag har hamnat i fel Anbudsflöde öppnar du upphandlingen genom att klicka på Visa i Kvalificera, för sedan muspekaren över namnet på ditt Anbudsflöde i det nedre vänstra hörnet av skärmen och välj Flytta upphandling för att flytta den till ett annat Anbudsflöde. Om du vill ta bort upphandlingen helt från Anbudsflödet väljer du istället Ta bort från anbudsflöde. Vänligen notera att om du tar bort en upphandling helt från anbudsflödet kan eventuella kommentarer och andra anteckningar kopplat till upphandlingen inte återställas.

Navigera i ditt Anbudsflöde

Klicka på Anbudsflöde i den vänstra huvudmenyn för att se alla kvalificerade upphandlingar och följa framdriften för varje möjlighet genom de olika stegen. Detta anbudsflöde kan visas som antingen Kanban eller Tabell. Använd pilarna under titeln för ditt anbudsflöde i den vänstra huvudmenyn för att växla mellan olika anbudsflöden om ditt företag använder mer än ett. 

Historiska upphandlingar & preferenser

Hitta hanterade upphandlingar

För att visa objekt som ditt team redan har hanterat, scrolla längst ner i kolumnen för det huvudsakliga upphandlingsfiltret och klicka på Vår hantering > Alla. Denna lista visar alla hanterade upphandlingar, både de som dolts och de som redan har kvalificerades in i ett Anbudsflöde.

Konfigurera e-postmeddelanden

För att hantera e-postmeddelanden kan du antingen gå till det aktuella upphandlingsfiltret och klicka på Alternativ i det övre högra hörnet. Där kan du välja om du vill ha dem på eller av och hur ofta du vill få e-postmeddelanden.

Du kan också klicka på din profil (dina initialer i det nedre vänstra hörnet) och sedan välja Aviseringar i menyn till vänster. Där kan du hantera alla aviseringar och välja att både slå på och stänga av aviseringar från specifika filter och ytor. Det är för närvarande inte möjligt att ställa in aviseringar åt en annan användare, alla aviseringar är kopplade till användarkontot och hanteras när användaren är inloggad på sitt konto.

Dina kontoinställningar

Om du vill uppdatera dina kontoinställningar går du till dina initialer längst ned i vänstra hörnet och klickar på Profil. Här kan du byta språk i plattformen, välja valuta, uppdatera ditt namn eller ändra ditt lösenord. Det går inte att ändra e-postadress på ett befintligt konto utan då behöver du kontakta vår support för att få hjälp att skapa ett nytt konto och ta bort ditt gamla.