Avropshantering

Om du säljer till offentlig sektor har du nog märkt att det finns avrop och Förnyade konkurrensutsättningar (FKU) och att dessa är en del av ett ramavtal. Med ramavtal kan varje offentlig organisation avropa produkter och tjänster från en föreskriven lista av förhandsgodkända leverantörer som listas under ett specifikt ramavtal.

När en upphandlare avropar eller konkurrensutsätter ett ramavtal skickas en avrops- eller FKU-förfrågning till listade leverantörer på det ramavtalet. Dessa förfrågningar publiceras inte offentligt utan skickas enbart till de förhandsgodkända leverantörerna på det ramavtalet, vilket innebär att förfrågningarna inte kommer att visas i ditt bevakningsflöde för offentliga upphandlingar. Istället skickas förfrågningarna vanligtvis via e-post till den e-postadress du angett för att motta nya avrop och FKU:er.

Ta emot förfrågningar

På grund av denna process kan du regelbundet få avrop från varje ramavtal du ingår i, där du behöver avgöra om avropen antingen är relevanta eller irrelevanta för ditt företag att delta på. Det betyder att en liknande process som du skulle använda för vanlig upphandlingsbevakning också krävs för att granska avropsförfrågningar, där varje avrop måste hållas reda på och kvalificeras för att avgöra om det är värt att lägga anbud på.

Att vidarebefordra avropsförfrågningar till Tendium ger dig en central plats där ditt team kan hantera alla inkommande FKU:er och avrop tillsammans med de offentliga upphandlingarna Tendium hämtar från olika databaser. Om du får många förfrågningar kan en enskild inkorg snabbt bli full och svåröverskådlig. Av den anledningen kan det vara bra att sätta upp olika inkorgar för att skapa en tydlig uppdelning mellan inkommande förfrågningar, till exempel efter affärsområde eller specifika ramavtal.

När du har ställt in dina avropsinkorgar kommer avrops- och FKU-förfrågningar börja rulla in enligt de inställningar du har upprättat för att automatiskt eller manuellt vidarebefordra e-postmeddelanden. Den roliga (och utmanande) delen blir sedan att gå igenom dem alla!😅

Se förfrågningar och hantera din avropsinkorg

Din avropsinkorg är strukturerad på samma sätt som din bevakningsprofil för upphandlingar. Härifrån kan du se e-postmeddelanden om avropsbesked, eventuella bilagor som kan ha skickats med det, välja att ta bort eller ignorera en ny förfrågning eller spara den till ett anbud med uppföljningsåtgärder.

1. Klicka på en avropsinkorg under Avrop i vänster kolumn.

Du kommer nu att se en lista över alla nya avropsförfrågningar som har vidarebefordrats till din inkorg. Härifrån kan du läsa förfrågningsmeddelandet och sedan välja att antingen ignorera (eller ta bort) varje förfrågan från din inkorg eller spara det i en anbudsyta.

1. Klicka på en förfrågning för att se e-postmeddelandet.

1. Härifrån kan du lägga till förfrågningen till ett anbud eller ta bort den från din inkorg.

Du kan också hantera aviseringar direkt från inkorgen. Klicka på den gröna + ikonen för att spara en avropsförfrågan till en anbudsyta.

1. Du har nu två val: antingen kan du koppla samman avropsförfrågningen med ett redan existerande anbud, eller koppla den samman med ett nytt anbud. För att koppla den till ett existerande anbud söker du på namnet eller klickar på det från rullgardinsmenyn. För att koppla den till ett nytt anbud klickar du på Skapa nytt anbud.

1. Innan du skapar ett nytt anbud behöver du välja om anbudet ska tillhöra en existerande anbudsyta, eller tillhöra en ny anbudsyta.

1. Om du vill bortse från en avropsförfrågning kan du ta bort den från din avropsinkorg genom att klicka på - ikonen. Detta kommer ta bort avropsförfrågningen från din inkorgsvy, men inte permanent från din inkorg.

Sortera, filtrera och sök i din avropsinkorg

Beroende på hur du granskar avropsförfrågningar kan det vara hjälpsamt att ändra hur du ser dem. Det finns flera funktioner som gör att du kan sortera din inkorg, se gamla förfrågningar eller snabbt hitta en specifik förfrågning.

Sortera

Klicka på kolumnens namn för att sortera din inkorg i stigande eller fallande ordning efter mottagningsdatum, ämnesrad eller avsändarens e-postadress.

Filtrera

För att se förfrågningar som du tagit bort eller sparat till en anbudsyta klickar du på reglaget för Hanterade avropsförfrågningar. Detta kommer synliggöra alla förfrågningar i din inkorg, oavsett deras status.

Sök

För att snabbt hitta en avropsförfrågning kan du söka igenom din inkorg genom att skriva in ett nyckelord i Sökfältet. Sökningen efter nyckelordet görs i förfrågningsmeddelandets ämnesrad och brödtext, samt i bifogade dokument.

FAQ

Varför är min inkorg tom?

Om du inte har ställt in vidarebefordring eller manuellt vidarebefordrat ett e-postmeddelande till din avropsinkorg kan den visas tom. Notera att gamla avropsförfrågningar manuellt behöver vidarebefordras till Tendium för att synas i din inkorg och för att de ska kunna hanteras i plattformen.

Hur lång tid tar det för vidarebefordrade e-postmeddelanden att synas i min inkorg?

När ett e-postmeddelande vidarebefordras kan det ofta ta upp emot 1-2 minuter för det att komma till din Tendium-inkorg. Hastigheten är i första hand beroende av e-postleverantören eller aviseringsportalen som ansvarar för överföringen av data.

Om du är säker på att ett meddelande som du vidarebefordrat skulle ha kommit fram till din avropsinkorg men ännu inte gjort det, vänligen kontakta support@tendium.com.

Kan jag begränsa vem som har åtkomst till min avropsinkorg?

Ja! Varje inkorg har sina egna åtkomstinställningar, så du kan välja vilka medarbetare som ska ha tillgång att hantera avropsförfrågningarna som är kopplade till inkorgen.